Hoy en día, el teletrabajo se ha transformado en una práctica más habitual. Al haber menos trabajadores en la oficina, se abren un abanico de oportunidades. Para esto es importante conocer el cómo se utiliza el espacio para de esta manera poder crear un entorno de trabajo eficiente y optimizado.  Por ejemplo, para dejar de lado la configuración tradicional en la que cada trabajador tiene su propio espacio de trabajo existe la necesidad de conocer las tasas de ocupación y picos de afluencia, para así crear escritorios compartidos que ofrecen a los empleados un escritorio solamente cuando lo necesiten, para así hacer uso eficiente de cada espacio disponible.  Existen muchas ventajas con la solución, no nos centramos solamente en la rentabilidad. Se consigue que los empleados aumenten su compromiso, la productividad y la colaboración. Este entorno en constante cambio evita que los trabajadores caigan en rutinas, lo que permite estimular la creatividad.  

La gestión de escritorios ayuda a tener una supervisión de los escritorios en el lugar de trabajo, ya que ofrece información sobre el uso de cada lugar de trabajo.  
Los trabajadores pueden elegir y reservar el espacio de trabajo para cualquier día antes de la llegada a la oficina. O el mismo empresario puede decidir que los escritorios sean libres de usarse cuando los trabajadores lo necesiten.