5 Formas en las que la Tecnología AV puede mejorar las Salas de Reuniones

Salas de Reuniones Efectivas
  • 23 mayo, 2018

5 Formas en las que la Tecnología AV puede mejorar las Salas de Reuniones

En los últimos años el tiempo que pasamos reunidos, el número de personas implicadas en los equipos de trabajo y la frecuencia con la que nos reunimos se ha disparado. Hace tiempo que hemos comprendido que el tiempo es nuestro recurso más preciado e intentamos reducir la duración de las reuniones, establecer una agenda clara de las mismas, incluso realizar las reuniones de pie o aplicar algunas de las muchas técnicas novedosas para hacerlas más productivas. Sin embargo, las encuestas nos indican que no es suficiente y que el 71% de los ejecutivos siguen pensando que muchas de las reuniones que se realizan son ineficientes e improductivas.

A continuación, listamos algunas de las formas en que las herramientas audiovisuales bien implantadas impactan positivamente a los usuarios de las organizaciones y contribuyen a mejorar la efectividad y el compromiso de los empleados. Así es como entendemos debería ser la colaboración eficaz:

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  1. 1- Las reuniones serán más cortas

Que el tiempo es nuestro recurso más preciado y que el tiempo es dinero es bien sabido por todas las organizaciones.

Sin embargo, no todas reparan en que mucho tiempo se desperdicia en reuniones improductivas. Tanto es así, que recientes estudios muestran que más de un tercio de las reuniones comienzan con un promedio de 15 minutos de retraso.

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El coste escondido detrás de la tecnología mal implantada en salas de reuniones puede llegar a ser muy alto. De hecho, muchas reuniones se retrasan porque los organizadores y los participantes pasan tiempo conectándose a la pantalla, averiguando por qué los participantes remotos no pueden entrar a la reunión, oír o ser escuchados, etc.

¿Os suenan algunas de las situaciones que se producen en esta videoconferencia?

Aunque la tecnología audiovisual no evitará que los asistentes a la reunión hablen de temas paralelos, ni podrá garantizar que se siga la agenda definida, sí puede acortar las reuniones ayudando a empezar a tiempo y reducir el tiempo empleado en preparar la sala.


  1. 2- Reuniones más eficaces

Las tecnologías de colaboración o soluciones colaborativas permiten a los participantes mejorar sensiblemente la dinámica de las reuniones al poder compartir contenido, como presentaciones, vídeos e imágenes e incluso trabajar conjuntamente en proyectos o en sesiones de lluvias de ideas e inmediatamente mandar a todos los asistentes el resultado de la sesión sin perder el tiempo utilizando herramientas menos eficaces, como el correo electrónico, aplicaciones para tomar notas, etc.

Con las herramientas de colaboración  o presentación de contenidos que funcionan con los propios dispositivos de los participantes (BYOD), los participantes de la reunión ven la información en el contexto de la reunión, lo que significa que hay menos necesidad de explicaciones o seguimiento a posteriori. Una reunión rápida y efectiva para compartir y presentar contenido  en muchos casos permitirá ahorrar mucho más tiempo que enviar información por correo electrónico y luego recibir una llamada de seguimiento para ampliar información y/o responder a preguntas.


  1. 3- Mayor concentración de los trabajadores

Las oficinas corporativas de hoy en día tienden a ser abiertas y eso conlleva que muchos trabajadores tengas dificultades para hacer una llamada delicada o mantener una conversación tranquila. Consecuentemente, quieren disponer de espacios que les permitan centrarse en el trabajo sin distracciones, así como comunicarse con quien deseen en un entorno adecuado.

Los espacios de reunión bien equipados, como las “huddle rooms” permiten que aquellos que necesitan colaborar tengan el espacio y las herramientas para hacerlo, mientras sus compañeros pueden concentrarse en su trabajo. Una consecuencia indirecta de disponer de salas para realizar aquellas reuniones más breves e informales es que su demanda y su uso aumenta considerablemente.

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  1. 4- Usuarios de salas de reuniones más autosuficientes

Es probable que en la actualidad el departamento de IT o soporte técnico reciba algunas llamadas de pánico cuando los usuarios intentan realizar una reunión importante, pero no pueden conectarse ni hacer funcionar la sala de reuniones correctamente. Al equipar las salas con herramientas fáciles de usar con controles e interfaces intuitivos, los usuarios tendrán una experiencia más consistente, tendrán menos incidencias y sobre todo, serán autosuficientes.

El uso de tecnologías más sencillas significa que los usuarios no sólo pierden menos tiempo en preparar la sala, sino que también consumen menos tiempo de IT o soporte técnico, tiempo que éstos últimos pueden dedicar a alcanzar sus objetivos estratégicos.


  1. 5- Reuniones más dinámicas y atractivas para los empleados

Un efecto secundario de equipar los espacios de reunión con soluciones sencillas que se adapten a las salas y a las necesidades de los usuarios es que las reuniones serán más atractivas e interesantes porque todos los usuarios podrán ver e interactuar con los demás, y todos los participantes tendrán la oportunidad de compartir la información que deseen cuando lo deseen beneficiándose de los espacios de reunión de su organización porque podrán entrar y ponerse a trabajar de forma rápida y sencilla o saber de antemano que sala está disponible. Al mismo tiempo, también disfrutarán más de la colaboración porque será más visual y todos los asistentes podrán ver y oír con claridad.

Al buscar soluciones para las salas de reuniones, es fácil quedar atrapado en el mar de opciones. Hay tantas herramientas de colaboración disponibles que es difícil saber cuál será la mejor inversión. Sin embargo, si se evalúan las soluciones desde la perspectiva del impacto que nos gustaría que tuvieran en los usuarios, toda la organización comenzará a ver resultados positivos.

 

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